Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan pemerintah desa di kabupaten Kudus mengabaikan proses penyimpanan dan penataan arsip dengan benar. Ketika melihat kenyataan di lapangan, petugas arsip mendapati SDM di desa yang tidak mendapatkan pemahaman secara komprehensif tentang pengadaan sarana penyimpanan arsip. Data-data dikumpulkan menjadi satu tanpa memisahkannya ke dalam tempat lain yang sesuai dengan data-data tersebut.
“Dalam ilmu kearsipan, ada sebuah kode klasifikasi yang belum dipahami dengan baik. Ini harus ada di masing-masing desa dan instansi agar memudahkan pencarian data,” tutur M. Ekodiono seraya menunjukkan kertas klasifkasi yang beraneka warna. Dengan kondisi seperti itu, maka mutlak diadakan pendampingan (terjun langsung ke lapangan) ke setiap SKPD maupun pemerintahan desa untuk mengelola arsip dengan baik dan benar. Pendampingan tersebut akan dilaksanakan setelah momen Idul Fitri tahun ini.
Pengelolaan arsip telah diatur dalam Permendagri nomor 78 tahun 2012 tentang tata kearsipan di lingkungan kemendagri dan pemerintah desa. Namun, pola kearsipan di kabupaten sendiri selama ini belum optimal. Padahal, arsip adalah bagian tak terpisahkan dari sebuah asset. Apabila pengelolaan arsip sudah benar, maka standar pelayanan umum pada pemerintahan yang ideal dapat tercapai. Data tersimpan rapi sesuai klasifikasi masing-masing, juga mudah untuk menemukannya.
Salah satu kendala pengelolaan arsip dengan baik dan benar adalah, kurangnya SDM di bidang kearsipan. Jarang bagi para PNS yang minta (mau) bekerja di kantor kearsipan. Dengan kurangnya SDM, maka sosialisasi dalam tata kelola arsip juga kurang maksimal. Padahal harapannya, masing-masing SKPD dapat bersinergi dalam pengelolaan arsip, sesuai dengan regulasi pemerintah.
Nantinya jika arsip telah dikelola secara profesional, anggaran yang didapat juga profesional. Setelah semuanya diakuisisi di arsip daerah, maka tempat tersebut dapat pula menjadi pusat penelitian. Rencana ke depannya akan dibangun sebuah gedung untuk pusat penelitian tersebut, tidak jauh dari tempat Perpustakaan dan Arsip Daerah berada.
Reportase bersama M. Ekodiono, Petugas Arsip Daerah
memei
